Toutes les entreprises, qu’elles soient grandes, moyennes ou petites, sont souvent emmenées à postuler à des appels d’offres. Si pour les grandes, l’exercice est devenu aisé à cause de l’expérience, ce n’est pas toujours le cas des entreprises moyennes encore moins des petites entreprises qui débutent. Or, il est primordial de connaître le concept, de le comprendre afin d’en cerner les subtilités, les écueils et tous les éléments nécessaires qui constituent l’appel d’offres.
Sans l’aide d’un professionnel en la matière, la tâche peut paraître absconse. Alors, JCD Mag a voulu vous apporter quelques clés indispensables afin de vous aider à remporter vos prochains appels d’offres.
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
Un appel d’offres est une procédure dans laquelle un maître d’ouvrage ou commanditaire qu’il soit du secteur privé ou public, évalue différents prestataires ou soumissionnaires afin de déceler l’offre la plus avantageuse pour la réalisation d’une prestation (vente de fournitures ou service, réalisation de travaux etc.). Dès lors que le montant d’une prestation est significatif, toute entreprise est tenue de lancer un appel d’offres afin de mettre plusieurs fournisseurs en compétition et de choisir celle qui propose la meilleure offre. Cela pour répondre à un besoin de transparence et de rigueur dans la gestion.
Afin d’augmenter les chances de remporter vos prochains appels d’offres, Ismael Dosso, Directeur des marchés dans une entreprise et expert en appel d’offres propose quelques conseils aux petites entreprises.
- Respecter les critères de sélection définis dans le cahier de charge
Le cahier de charge est un document fourni par le commanditaire qui précise ses besoins. Il décrit les grandes fonctionnalités attendues pour le produit ou le service mais également toutes les exigences et les contraintes propres à la maitrise d’ouvrage.
Le soumissionnaire devra s’assurer de répondre aux exigences car ceci constitue la première étape éliminatoire : l’évaluation technique.
Certains projets nécessitent que le soumissionnaire réponde à tous les critères quitte à annuler l’appel d’offres au cas où aucune entreprise ne répondrait aux exigences.
- Bien monter son dossier d’appel d’offres
Selon M. Dosso, un dossier d’appel d’offres n’est pas compliqué à monter. La liste des documents à fournir étant précisée, le soumissionnaire devra juste les réunir et les fournir en x exemplaires sous plis avant la date butoir. Il comprend généralement
- Les documents administratifs et fiscaux,
- L’offre technique et
- L’offre financière.
Le soumissionnaire devra juste s’assurer que les documents soient soignés et lisibles, ce qui peut gager de son sérieux.
Sur le site officiel des marchés publics de Côte d’Ivoire (voir ici), des Dossiers Types d’Appel d’Offres sont consultables.
- Une offre financière réaliste
L’évaluation financière est la dernière étape de la procédure de l’appel d’offres. Le maître d’ouvrage qui a obligation de faire une estimation financière de son besoin a déjà une idée du coût de la réalisation. Il sera enclin à porter son choix sur l’offre qui se rapproche de son estimation. Toutefois des critères peuvent influer sur l’offre financière.
Le moins disant financièrement parlant n’est pas toujours le mieux disant.
Pour des marchés de travaux et de fournitures, le commanditaire privilégiera l’offre la moins onéreuse tandis que pour des prestations de services, la méthodologie de travail, la qualité et le curriculum des experts mis à contribution par le soumissionnaire peuvent peser dans la balance.
Pour conclure, il est bien de préciser que la sélection se fait toutefois selon des critères prédéfinis. S’informer à l’avance via le site des marchés publics ou les annonces dans la presse offre du temps pour bien préparer son dossier pour les appels d’offres identifiés. Vous devez vous assurer de choisir des offres pour lesquelles vous avez compétence et que vous pouvez remporter. Répondre à un appel d’offres demande des ressources qu’il ne faut pas gaspiller.
Il vous faudra également faire du relationnel. Le choix se faisant par des humains, se faire connaitre et faire le branding sa structure peut installer un climat de confiance qui peut faire pencher la balance en votre faveur.
Alors cher JCD, bonne chance pour vos prochains appels d’offres.
